Implementación de la Oficina de Gestión de Proyectos – PMO para los proyectos de TI.
Dirección de Tecnologías de Información – PUCP
En este contexto de adaptación y nuevos desafíos se creó en 2015 la Dirección de Tecnologías de Información (DTI) con el objetivo de incrementar el potencial del uso de las TI en la Universidad. La DTI buscaba alinear todas estas iniciativas relacionadas con las tecnologías de la información (TI) en una sola dirección, siendo su primer objetivo centralizar estos servicios, y darles una mayor fortaleza y proyección, contribuyendo así a los distintos ejes estratégicos del plan de desarrollo de la PUCP.
El encargo.
Implementar la PMO (Oficina de Gestión de Proyectos TI) en un plazo de 9 meses.
Gestionar la calidad de los procesos de gestión de proyectos y portafolios de proyectos de la DTI PUCP, aplicando toda la experiencia desarrollada en ejecución de Proyectos usando metodologías de gestión de proyectos y de Gestión de Calidad.
El desafío.
¿Cómo podríamos desarrollar e implementar un nuevo proceso para la gestión de proyectos en 9 meses?
Silvia Benites M. Jefa de Proyecto – Novit LabEl proceso.
1 Análisis de la problemática
Esta etapa del proceso consistió en la evaluación del nivel de madurez en Gerencia de Proyectos de la Organización.
Para este objetivo se utilizó el modelo OPM3 (Organizacional Project Management Maturity Model). OPM3, es un modelo de maduración de capacidades de Gerencia de Proyectos difundido por el PMI que está basado en las mejores prácticas de la industria y cuyo resultado nos permitió trazar un plan de mejora direccionado al logro una cultura de gestión de proyectos y retorno de la inversión.
2 Co-creación de la solución
Esta etapa del proceso consistió en el Desarrollo Conjunto de un marco metodológico de gestión que implicó la definición u optimización del modelo de gestión de proyectos, programas y portafolios, procesos, políticas y procedimientos asociados a la dirección de proyectos, establecimiento de Roles y Responsabilidades y definición de Indicadores de Control y Seguimiento.
El marco metodológico basó su análisis en los 5 grupos procesos de gestión de proyectos (Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre).
3 Implementación y validación con usuarios
Esta etapa consistió en la Implementación Piloto del marco metodológico a nivel de un proyectos Piloto previamente seleccionados. En esta etapa también se implementó un Piloto de PMO para el soporte en la ejecución de la metodología en los proyectos seleccionados. El objetivo de esta etapa fue la validar la propuesta, realizar ajustes que puedan resultar de una aplicación real y obtener resultados a corto plazo.
Una vez validada la propuesta a través del Plan Piloto, esta es fue desplegada a nivel de todo el portafolio del Proyecto, implementándose la PMO a nivel global.
El resultado.
Implementamos el proceso idóneo para una gestión integrada de su Portafolio de Proyectos y un portal web intuitivo para visualización centralizada del estado de sus proyectos.
Resumen del proyecto.
Equipo
• Gestor de Procesos PMO
• Analista de Procesos PMO
• Gestor de Comunicaciones y Cambio
• Gestor de QC
• Gestor de QA
Duración
+4K horas / 9 meses
Entregables
• Cronograma del Proyecto
• Informes mensuales de avance
• Riesgos identificados
• Flujograma de Procesos de Gestión de Portafolio y Manual de Procedimientos
• Flujograma de Procesos de Gestión de Proyectos y Manual de Procedimientos
• Plantillas de Gestión de Portafolio y Gestión de Proyectos elaboradas
• Prototipado de Herramientas Gestión de Portafolio y Proyectos
Tipo de Proyecto
• Análisis y Optimización de Procesos para la Implementación de una PMO